Mẹo chọn mua thiết bị photocopy

  Xác định công suất máy photocopy
Quý khách cần xem nhu cầu và khả năng sao chụp máy photocopy hàng tháng nhiều ít, để chọn ra một chiếc máy có công suất đáp ứng phù hợp nhu cầu sao chụp của Quý khách.
Công suất của máy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao thì công suất máy càng cao. Dựa vào đặc điểm đó, chúng tôi tạm chia thành 4 loại sau:
 

Nhu cầu công việc	Tốc độ máy tương ứng (bản/phút)	Công suất sao chụp tương ứng
Photocopy ít	16  –>  dưới 20	20.000 bản
Photocopy trung bình	20  –> dưới 30	20.000 - > 30.000 bản
Photocopy nhiều	30  –> dưới 55	30.000 –> 55.000 bản
Photocopy số lượng lớn	55 bản/phút trở lên	Trên 55.00 bản/tháng

 
Bạn có thể quan sát công suất sao chụp hàng tháng thông qua lượng giấy tiêu thụ: Mỗi ream giấy chứa 500 tờ, mỗi hộp giấy chứa 5 ream giấy tương đương 2.500 tờ hoặc 2.500 bản chụp. Ngoài ra bạn có thể quan sát bằng Counter trong máy photocopy đang sử dụng trong mục User Setting.
  Xác định loại máy photocopy
Có rất nhiều loại máy photocopy khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau. Điều này giúp chúng ta sử dụng máy hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất.
Máy photocopy chia làm các loại sau đây:

Loại máy	Tư vấn
Máy photocopy laser trắng đen	Đây là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, khổ giấy sao chụp lớn nhất là A3.
Máy photocopy laser trắng đen khổ A4	Nếu chỉ có nhu cầu photocopy A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (thường kèm theo chức năng in và scan màu), giá thấp hơn nhiều so với máy photocopy A3 và tiết kiệm diện tích văn phòng.
Máy In siêu tốc (Priport)	Thích hợp photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh phức tạp). Do máy sử dụng bản kẽm (Master) để sao chụp và đây là vật tư tiêu hao chi phí cao nhất nên chụp càng nhiều thì chi phí bản chụp/ 1 bản kẽm càng thấp. Vì vậy, chỉ khi bạn in từ 1 bản gốc thành một lượng bản sao lớn (2,000 bản trở lên) thì bạn mới nên sử dụng dòng này. Tốc độ sao chụp của máy rất cao, có thể lên đến 130 bản/phút.
Máy Photocopy khổ A0	Dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng, thiết kế, bản đồ,
Máy Photocopy Laser Màu	Đây là dòng máy photocopy màu sử dụng công nghệ Laser để sao chụp:  Khác với dòng máy in phun mực nước thường được sử dụng ở các tiệm kinh doanh in ân, dòng máy này sử dụng mực khô, xử lý bằng công nghệ tĩnh điện nên bản chụp có độ sắc nét rất cao, bản chụp không bị ẩm, không làm mủn giấy nên bản chụp có độ bền cao. Ngoài ra dòng photocopy laser màu không bị các lỗi thường gặp như trên máy in phun: Tắc mực, khô mực, hỏng đầu in, bản chụp nhòe ....  Do sử dụng vật liệu in tiên tiến, giá thành bản chụp laser màu cao hơn bản chụp in phun màu, phù hợp các công ty có yêu cầu cao về hình ảnh, có nhu cầu lưu trữ bản chụp lâu dài hoặc có số lượng in màu lớn.

   Xác định các chức năng kèm theo máy photocopy
Hiện nay, máy photocopy kỹ thuật số tích hợp rất nhiều chức năng và tiện ích kèm theo để phục vụ người sử dụng. Các tiện tích sao chụp được tích hợp trên tất cả các máy: Chụp sách, chụp chứng mình thư, xóa viền, chèn ngày tháng, số trang... Ngoài ra, tùy theo model máy mà các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn thêm.
Một số loại máy có sẵn đầy đủ các tính năng ngay từ đầu hoặc gắn thêm với giá rất rẻ. Trong khi đó một số loại máy không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao. Việc lựa chọn các chức năng này ngay từ đầu giúp Quý Khách tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc rất lớn.
Tư vấn:
- Nếu quý khách chỉ cần chức năng photo thì chỉ nên mua máy chỉ có chức năng photo để tiết kiệm chi phí.
- Máy photocopy có chức năng photo và in/scan tích hợp từ đầu sẽ rẻ hơn rất nhiều so với mua máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in.
- Quý khách có nhu cầu in khổ A3, thì việc lựa chọn máy photocopy có chức năng in sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí và diện tích so với mua 1 máy chỉ có chức năng photo và mua thêm 1 máy in khổ A3 (trị giá trên 1.000 USD và mực máy in lại rất cao so với mực photocopy); điều này tương tự đối với chức năng Scan.
Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua:

Chức năng	Diễn giải
Bộ đảo 2 mặt bản sao  (duplex)	Cho ra bản sao hoặc bản chụp 2 mặt. Chức năng này hiện nay đã được tích hợp trên tất cả các dòng máy, ngoại trừ các dòng phục vụ cho các cơ quan chỉ sao chụp, in ấn một mặt như canon ir 2004/ 2004N
Bộ nạp bản gốc (ADF)	Máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn. Đây là bộ phận chọn thêm dành cho các dòng chỉ sao chụp/ in ấn một mặt
Bộ nạp và đảo bản gốc  (ARDF)	Máy sẽ tự động nạp 2 mặt bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao 2 mặt chỉ bằng 1 nút nhấn. Bộ này thường mua khi đã có bộ đảo mặt bản sao.
Chức năng in qua cổng USB	Nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt hơn rất nhiều so với sô tiền bỏ ra cho tiện ích này ở máy photocopy. May
Chức năng Scan qua cổng USB	Đây là một tiện ích phục vụ cho mục đích lưu trữ tài liệu, Chức năng này tiện lợi hơn nhiều so với các máy Scan truyền thống, người sử dụng chỉ cần đặt tập tài liệu lên bộ nạp và đảo bản gốc (Chọn thêm) và ấn nút, máy sẽ tự động scan và lật mặt bản scan, ghép vào một file .pdf (Hoặc nhiều file ảnh, tùy chọn) duy nhất có độ phận giải cao.
Chức năng kết nối mạng	Nếu sử dụng in/scan cho nhiều người thì nên chọn loại máy có chức năng in/scan mạng. Đây là một tính năng cao cấp trên máy photocopy, sử dụng cổng RJ45 không cần máy chủ. Chức năng kết nối mạng chia làm 02 loại: - In mạng thứ cấp qua card gắn ngoài: Bộ phận chọn thêm cho các máy có sẵn in qua cổng USB, sử dụng cho văn phòng cỡ vừa, số lượng in không quá lớn. - In và scan mạng cao cấp tích hợp: Chức năng tích hợp trên một số máy, được phân biệt qua tên model máy
Chức năng Fax chọn thêm	Fax bộ tài liệu với tốc độ nhanh, chi phí in ấn bản fax rẻ hơn nhiều so với máy fax.

   Chi phí mua máy photocopy
Nếu công ty lớn, có nguồn tài chính dồi dào thì việc bỏ kinh phí mua máy photocopy sẽ không thành vấn đề, chủ yếu là chất lượng và đáp ứng đúng yêu cầu sử dụng. Thì đối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả  là một vấn đề lớn. Do vậy quý khách nên xem xét cẩn thân về nhưng tính năng thực sự cần thiết trên thiết bị của mình để chọn được máy cho giá thành phù hợp nhất đối với nhu cầu sử dụng.
   Chế độ bảo hành và dịch vụ hậu mãi
Không giống như các sản phẩm điện tử khác, mọi chế độ bảo hành hậu mãi từ nhà sản xuất. Thì riêng các sản phẩm máy văn phòng nói chung và máy photocopy nói riêng, chế độ hậu mãi bảo hành lại từ nhà cung cấp, nơi bán ra sản phẩm.
Vì thế, chọn nhà cung cấp để có chế độ bảo hành và hậu mãi tốt là rất quan trọng. Một số nơi không chuyên về máy photocopy, không rành về bảo hành, bảo trì. Do đó họ bán giá rất thấp, nhưng chỉ cần sử dụng vài tháng là hết bảo hành, bảo trì. Và bạn lại phải bỏ thêm số tiền rất lớn khác để nhờ công ty chuyên về máy photocopy sửa chữa, bảo trì, khắc phục các sự cố.